Datenbanken sind so alt, wie die die IT selbst. Allgemein handelt es sich dabei um ein Abstraktionsmodell zum Speichern von Daten, und gewöhnlich effizienter als ein Dateisystem. So kommen Datenbanken als Speicher für die meisten Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM und alle Arten von Business-Software zum Einsatz; seit einigen Jahren dienen sie zudem zum Generieren von Inhalten dynamischer Websites oder zum Sichern von Status-Informationen bei komplexen Webanwendungen.
Jeder PC-Nutzer ist mit der Handhabung von Dateien sowie mit Eigenschaften und Grenzen moderner Dateisysteme vertraut. Wer nur einmal ein Word-Dokument gesucht hat, das er vor einigen Monaten erstellt hat und von dem er sich nur bruchstückhaft an den Titel erinnert, kann sich freuen, wenn er über eine gut strukturierte Dateiablage verfügt.
PC-Nutzer haben hierbei zumeist freie Hand, ob sie ihre Daten nach Themen, Zweck, Abteilungs-Hierarchie (in Unternehmen) oder dem Mondstand organisieren. Auch bei den Dateinamen hat man im Abhängigkeit vom Dateisystem relativ freie Wahl und ob und wenn ja wo gegebenenfalls Sicherungen, Repliken oder Archiv-Daten existieren, liegt weitgehend ebenfalls in der Verantwortung des Nutzers.
Auch wenn einige Anwendungstypen zusammen mit Ihren Dateiformaten wie E-Mail-Programme eine gewisse Struktur erzwingen oder moderne Dateiformate wie XML die Durchsuchbarkeit erleichtern, hat dieser Art der Datenspeicherung ihre natürlich Grenzen. Das betrifft sowohl die Effizienz der Speicherung, als auch das Gewährleisten der Verfügbarkeit oder die Suche. Hier bieten zwar moderne Volltext-Search-Engine wie „Apache Lucene“ Erleichterung, trotzdem brauchen Geschäftsanwendungen ein Verfahren zum strukturierten Speichern von Daten.
Datenbank-Begrifflichkeiten
Hier kommen Datenbanken ins Spiel, wobei sowohl im allgemeinen Sprachgebrauch, wie auch in der Fachpresse seit Jahrzehnten ein munteres Durcheinanderwerfen von Fachbegriffen zu beobachten ist. Oft werden die Bezeichnungen Datenbank, Datenbanksystem, Datenbank-Management-System und Datenbankanwendung synonym verwendet, was fast immer falsch ist.
Der Hauptzweck einer Datenbanksystems besteht darin, große Datenmengen besonders effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft zu speichern und Nutzern (oder Anwendungsprogrammen) auf Wunsch (Abfrage) Teilmengen davon in bedarfsgerechten Darreichungsformen bereit zu stellen. Hierbei ist Datenbank ein eher allgemeiner Begriff, der in den meisten Kontexten für das Datenbanksystem (DBS) verwendet wird.